Was sind öffentliche Ausschreibungen?

Öffentliche Ausschreibungen sind Vergabeverfahren, bei denen staatliche Stellen – von Bundesbehörden über Landesministerien bis hin zu Kommunen – Aufträge für Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen ausschreiben. Unternehmen haben die Möglichkeit, sich mit einem Angebot zu bewerben und den Auftrag zu erhalten. Die gesetzliche Grundlage bildet in Deutschland vor allem das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie die Vergabeverordnung (VgV).

Die wichtigsten Vergabeverfahren im Überblick

Je nach Auftragswert und Art der Leistung kommen unterschiedliche Verfahren zum Einsatz:

  • Offenes Verfahren: Alle interessierten Unternehmen können ein Angebot einreichen. Dieses Verfahren ist das transparenteste und wird häufig bei höheren Auftragswerten eingesetzt.
  • Nicht offenes Verfahren: Nur ausgewählte, vorab aufgeforderte Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.
  • Verhandlungsverfahren: Der Auftraggeber verhandelt direkt mit einem oder mehreren Bietern – zulässig unter bestimmten Voraussetzungen.
  • Wettbewerblicher Dialog: Vor allem bei komplexen Projekten, bei denen die technische Lösung noch nicht feststeht.

Schritt für Schritt zur erfolgreichen Bewerbung

  1. Ausschreibung finden: Nutzen Sie öffentliche Plattformen wie den Supplement des Amtsblatts der EU (TED), das Deutsche Vergabeportal (DTVP) oder das Vergabeportal des jeweiligen Bundeslandes.
  2. Vergabeunterlagen prüfen: Lesen Sie Leistungsbeschreibung, Eignungskriterien und Zuschlagskriterien sorgfältig durch, bevor Sie Zeit investieren.
  3. Eignungsnachweis vorbereiten: Stellen Sie alle geforderten Nachweise zusammen – Handelsregisterauszug, Referenzen, Zertifikate, Umsatznachweise.
  4. Angebot kalkulieren: Erstellen Sie eine sorgfältige Kalkulation. Zu niedrige Angebote können als Unterangebote ausgeschlossen werden.
  5. Formvorgaben einhalten: Nutzen Sie ausschließlich die vorgegebenen Formblätter, unterschreiben Sie vollständig und halten Sie die Einreichungsfrist ein.
  6. Elektronische Einreichung: Seit 2019 ist die elektronische Angebotsabgabe über zertifizierte Vergabeplattformen in vielen Verfahren Pflicht.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Viele Unternehmen scheitern nicht am Preis, sondern an formalen Fehlern:

  • Fehlende Unterschriften auf Formblättern
  • Unvollständige Eignungsnachweise
  • Angebot nicht fristgerecht eingereicht
  • Eigenmächtige Änderungen an den Vergabeunterlagen
  • Preisangaben in falschen Feldern

Fazit

Öffentliche Ausschreibungen bieten gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen attraktive Wachstumschancen. Wer die Spielregeln kennt, sorgfältig vorgeht und seine Unterlagen vollständig einreicht, hat gute Aussichten auf Erfolg. Eine gezielte Vorbereitung und die regelmäßige Beobachtung einschlägiger Vergabeportale sind dabei die wichtigsten Voraussetzungen.